Erfolgreiche Softwareeinführung im Handwerk und was du dazu tun musst
Die Einführung einer neuen Software in deinem Handwerksbetrieb kann für dich als Handwerksmeister oder Inhaber eine unangenehme und unbefriedigende Aufgabe sein. Erfahre, woran die Einführung neuer Software häufig scheitert und welche Schritte notwendig sind, um eine nachhaltige und akzeptierte Nutzung zu gewährleisten.
Just my 2 Cents zum Thema vorab – Die Begründung und meine Learnings kannst du jetzt unten in Langform nachlesen. Betrachte es als Hilfestellung oder auch Checkliste für deinen Handwerksbetrieb und eine erfolgreiche Softwareeinführung. Wenn du Fragen hast oder Hilfe benötigst, schreibe mir eine E-Mail.
Handwerkersoftware aus der Cloud, also als Software-as-a-Service-Produkt, ist für mich das, was ich empfehle, wenn ich im Dialog mit Unternehmern im Handwerk bin. Ob fachlich, online, in Social Media oder offline, auf Messen oder in Schulungen, überall zeige ich den Menschen, wie sie in Zukunft arbeiten können.
Und die Zukunft beginnt heute.
Einleitung
Wenn du eine neue Software in deinem Handwerksbetrieb einführen willst, musst du viele Dinge beachten. Das ist nicht einfach, denn die Software muss zu deinem Handwerksbetrieb und Gewerk passen und deine Mitarbeiter müssen sie akzeptieren und nutzen! In diesem Artikel schreibe ich dir aus meinem Arbeitsalltag und gebe dir Tipps, wie du die Umstellung schaffen kannst und was du dabei nicht vergessen
Softwareeinführung im Handwerk
Softwareeinführung bedeutet, dass du eine neue Software in deinem Betrieb einführst und nutzt. Das bedeutet nicht nur, dass du die Software auf deinem Computer/Laptop einrichtest, sondern auch auf den Arbeitsgeräten deines Teams. Dazu musst du deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen und motivieren, die Software zu nutzen. Wie viel Arbeit das macht, hängt davon ab, wie umfangreich und komplex die Software ist und wie viele Mitarbeitende du hast. Außerdem musst du berücksichtigen, auf welchem Betriebssystem die Software läuft.
On-Premise aka dein Server
Es gibt die alte Welt „on-premise“ oder auch serverbasierte Software. Hierfür benötigst du zusätzliche Hardware in deinem Unternehmen, die zusätzlich gewartet und gesichert werden muss. Vergiss nicht die Backups und andere technische Aufgaben und Pflichten wie die der DSGVO etc.
VPN – Zugang zum Cloud Server
Die 2. Möglichkeit ist die lokale Installation der Handwerkersoftware in einem Rechenzentrum mit Zugriff über VPN oder andere Zugriffsmöglichkeiten. Und hier werden die Begrifflichkeiten etwas unklar – diese Art der Nutzung ist in der Cloud, da sie nicht lokal vor Ort ist.
Software-as-a-Service
Software as a Service, kurz SaaS also ist dann Cloud-Software. Also der Zugriff erfolgt in ganz vielen Fällen über eine separate Software oder im Idealfall direkt über den Browser deiner Wahl.
Das gibt dir mehr Möglichkeiten hier unterschiedliche Hardware einzusetzen und so auch deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Apple Geräten oder Linux basierten Betriebssystemen glücklich zu machen.
2024 Zeit für eine neue Software, aber warum?
Einfachheit, Nachhaltigkeit, Zukunftssicherheit – durch das notwendige Mindset in SaaS-Unternehmen.
Ich würde es gerne dabei belassen, aber das geht nicht, denn dann wäre der Blog an dieser Stelle zu Ende. Ich bin aber noch nicht fertig damit, mein Wissen und meine Erfahrungen aus dem täglichen Umgang mit meinen Kunden an dieser Stelle mit Dir zu teilen. Software wird immer besser und bietet immer mehr Vorteile. Manchmal kann es sein, dass die Software, die du bisher benutzt hast, veraltet ist und du nicht mehr mit der Konkurrenz mithalten kannst. Wenn das passiert, solltest du darüber nachdenken, eine neue Software zu kaufen, die auf dem neuesten Stand ist.
Wenn die Software veraltet ist, ist es oft schon zu spät, also kann ich dir nur sagen, wenn du heute noch einen Server hast, dann solltest du so schnell wie möglich einen Wechsel planen. Du willst ein konkretes Beispiel? Dann schau dir das Wachstumschancengesetz an und die E-Rechnung, die eingeführt werden soll. Kann deine Software das? Bist du dir absolut sicher, dass deine Software das am 01.01.2025 kann? Wenn nicht, brauchst du rechtzeitig einen Plan B.
Kann deine Software über eine App auch mobil genutzt werden und hier die Zeiterfassung oder Urlaubsanträge von deinem Team digital entgegennehmen? Wenn nicht, brauchst du jetzt einen Plan B.
Diese Chancen ergeben sich aus dem Einsatz von Software in der täglichen Arbeit
Software ist heute für jeden Handwerksbetrieb überlebenswichtig.
Software hilft bei vielen Dingen: Auftragsverwaltung, Unternehmenskennzahlen, Personalverwaltung, Materialbeschaffung, Buchhaltung – um nur einige zu nennen.
Mit guter Software kannst du viele Aufgaben schneller und einfacher erledigen, sodass du mehr Zeit für deine eigentliche Arbeit hast –
a) dich um dich selbst oder deine Familie zu kümmern,
b) an deinem Unternehmen zu arbeiten oder
c) dein Team besser zu machen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich der Inhaber um neue Aufträge, Projekte oder Eskalationen kümmert.
Prozessautomatisierung durch Softwareeinführung
Mit Cloud Handwerkersoftware kannst du auch an Prozessautomatisierung denken, die deine tägliche Arbeit schneller und besser macht. Dazu benötigst du eine Software, die dir viele Arbeitsschritte abnimmt oder erleichtert. Nicht selten brauchst du dafür weitere Unterstützung in Form von direkten Schnittstellen innerhalb der Cloudhandwerkersoftware oder einer anderen Software wie make oder Zapier, um Automatisierungen umsetzen zu können. Ich spreche hier vom Verschieben von Projekten nach Aktionen, automatisierten Mahnungen oder auch Benachrichtigungen an den Kunden / Auftraggeber oder auch die Übergabe von Belegen und Informationen an die Steuerberatungskanzlei deines Vertrauens.
Was ist bei der Prozessautomatisierung zu beachten?
Es gibt verschiedene Softwarepakete, die dich bei der Verwaltung deines Handwerksbetriebes unterstützen können. Zum Beispiel kannst du mit einem CRM-System deine Kundenkontakte pflegen und neue Produkte planen. Mit einem ERP-System kannst du deine Finanzen, Materialien und Aufträge verwalten. Mit einem Lagerverwaltungssystem behältst du den Überblick über die Materialbewegungen und kannst für deine Kunden arbeiten. Bei Bedarf kannst du auch mehrere Softwarepakete miteinander verknüpfen.
Schnittstellen in der Softwareeinführung
In Gewerken wie Elektro, Photovoltaik oder SHK gibt es IDS-Connect oder Open Master Data, also Schnittstellen zum Handel oder Hersteller für eine Automatisierung in der Angebotserstellung und im Einkauf.
Die Beauftragung von Subunternehmern, die Baustellendokumentation oder auch das externe Forderungsmanagement bis hin zum Factoring können durch Prozessautomatisierung umgesetzt und eingeführt werden. Ziel weniger Zeitaufwand, weniger Administration, mehr Planbarkeit und bessere Liquidität durch die Einführung und Umsetzung dieser und weiterer Punkte. Was man bei der Einführung einer neuen Software vermeiden sollte.
Mit dem Kauf einer Software ist es nicht getan – ich hoffe, du kannst meine ehrlichen Worte verstehen? Denn das soll hier ja ein Hilfebeitrag sein! Die folgenden Abschnitte können nicht nur Stolpersteine sein, sondern auch viel Zeit, Nerven und somit dein Geld kosten.
Fehlendes Change Management in der Softwareeinführung
Einstellung und Vorbereitung
Wenn du eine neue Software einsetzt, musst du dich immer an neue Abläufe gewöhnen und anders arbeiten als bisher. Der Interface-Aufbau, wie die einzelnen Menüpunkte heißen oder wie diese gruppiert sind, ist bei jeder Software anders. Funktionen sind anders, im Idealfall verbessert oder erweitert die neue Software auch mit neuen Modulen oder Funktionen, denn wir wollen uns ständig verbessern. Das kann für dich und deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schwierig sein. Deshalb ist es wichtig, dass du dich gut über die Einführung der Software informierst und deine Mitarbeitenden dabei unterstützt.
Du musst deine Prozesse an die neue Software anpassen!
Die Software passt sich nie deinen Prozessen an!
Die neue Software hat eine veränderte Struktur und andere Funktionen. Du musst zum Beispiel deine Daten anders eingeben oder deine Kunden anders betreuen. Sobald du dich mit der neuen Software vertraut gemacht hast, ermutige deine Mitarbeiter, die neuen Möglichkeiten zu nutzen, anstatt an den alten Methoden festzuhalten. Du solltest auch zeigen, dass du selbst mit der Entscheidung, eine neue Software einzuführen, zufrieden bist und sie aktiv in deiner alltäglichen Arbeit einsetzt.
Wie man die Herausforderung mit dem Change Management meistert
Klärung der Verantwortlichkeiten:
Als Chef musst du nicht immer alles selbst verantworten oder vorantreiben. Die folgenden Abschnitte „Bewusstsein schaffen“ und „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen“ zeigen dir, dass du nicht alleine bist. Auch wenn du aus betriebswirtschaftlichen Gründen die Entscheidung alleine treffen musst und natürlich die Verantwortung für deinen Betrieb trägst, kann es sinnvoll sein, die Prozessanalyse, Recherche und Auswahl an jemanden aus deinem Team zu delegieren. Das erhöht in der Regel auch die Akzeptanz. Wähle eine Person aus deinem Team, die gut kommunizieren kann, offen und ehrlich ist. Softwareeinführungen können manchmal unangenehm sein. Alternativ kann ich dir aus meiner Berufserfahrung sagen, dass kleine Teams aus Büro, Handwerk und Bauleitung hier gute Ergebnisse gebracht haben. So fühlen sich alle vertreten und wahrgenommen.
Informiere dich gründlich:
Bevor du die neue Software einführst, informiere dich gründlich über ihre Funktionen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten. Finde heraus, wie sie sich in den bestehenden Arbeitsablauf integrieren lässt. So kannst du dich selbst von der Software überzeugen und deine Begeisterung an dein Team weitergeben. Außerdem kannst du mögliche Probleme oder Schwierigkeiten im Voraus erkennen und Lösungen finden.
Schaffe Bewusstsein:
Kommuniziere frühzeitig mit deinem Team über die anstehenden Veränderungen. Erkläre, warum die neue Software eingeführt wird und welche Vorteile sie bietet. Zeige, wie sie die tägliche Arbeit effizienter machen kann. Mache deinem Team deutlich, dass die neue Software nicht nur eine technische Neuerung ist, sondern auch eine Chance, die Arbeitsqualität und -zufriedenheit zu steigern. Betone die positiven Aspekte der Veränderung und wie sie eure gemeinsamen Ziele unterstützt.
Unterstütze deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:
Biete Schulungen und Workshops an, um sicherzustellen, dass alle mit der neuen Software vertraut sind. Gehe auf individuelle Bedenken und Fragen ein. Ein offener Dialog ist wichtig, um Ängste und Unsicherheiten abzubauen. Zeige deinem Team, dass du es nicht alleine lässt, sondern es begleitest und unterstützt. Gib ihnen Feedback und Anerkennung für ihre Lernfortschritte und Erfolge. Schaffe eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zusammenarbeit.
Passe deine Arbeitsweise an:
Die neue Software erfordert möglicherweise eine Anpassung deiner Arbeitsweise. Sei bereit, deine Prozesse zu überdenken und anzupassen. Betrachte dies als Chance zur Weiterentwicklung und nicht als Hindernis. Ermutige dein Team, kreativ und flexibel zu sein und neue Wege auszuprobieren. Lass sie die neue Arbeitsweise mitgestalten und ihre Ideen und Vorschläge einbringen. Mache ihnen bewusst, dass sie dadurch wertvolle Kompetenzen erwerben und sich beruflich weiterentwickeln können.
Die 3 Phasen der Softwareeinführung
Damit die Softwareeinführung ohne unnötige Schwierigkeiten gelingt, solltest du die folgenden 3 Phasen beachten. Je nachdem wie intensiv du bei Google oder Bing recherchierst, findest du auch andere Übersichten mit noch mehr Phasen. Der Einfachheit halber habe ich mich auf 3 beschränkt und du kannst die Liste als eine Art Checkliste für dich und deinen Handwerksbetrieb verwenden.
1. Phase: Projektvorbereitung
Bevor mit der Einführung einer neuen Software begonnen werden kann, müssen einige Fragen geklärt werden:
Diese Fragen helfen dir, den Umfang und den Nutzen der Softwareeinführung zu bestimmen. Du solltest die Antworten schriftlich festhalten und mit allen Beteiligten abstimmen. Diese Form der offenen Kommunikation schafft Transparenz und Nachhaltigkeit und ist auch Teil deines Chancen- und Risikomanagements.
2. Phase: Planung und Einführung
In der Planung wird festgelegt, wie die Softwareeinführung nach der Entscheidung umgesetzt werden soll. Dazu gehören die folgenden Schritte:
Für jeden Schritt solltest du dir einen Zeitplan erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Erfolgskriterien definieren.
3. Phase: Überwachung und Analyse
Nach der Einführung der neuen Software darfst du nicht aufhören, dich damit zu beschäftigen. Du solltest die Software weiterhin überwachen und analysieren, um sicherzustellen, dass sie richtig funktioniert und deinem Unternehmen die erwarteten Vorteile bringt. Dazu gehören die folgenden Schritte:
Was ist bei einer Softwareeinführung zusätzlich zu beachten?
Bei jeder Einführung einer neuen Software ist auf diese Aspekte besonders zu achten:
Backups nach der Softwareeinführung
Backups sind Kopien deiner Daten, die du auf einem anderen Speichermedium als deinem Computer oder Smartphone aufbewahrst. Backups schützen dich vor Datenverlust, wenn dein Gerät kaputtgeht, gestohlen oder von einem Virus befallen wird. Bei der Softwareeinführung in deinem Handwerksbetrieb solltest du folgende Punkte in Bezug auf Backups beachten:
Softwareeinführung und Datenschutz
Eine Softwareeinführung ist immer mit der Übermittlung personenbezogener Daten verbunden. Die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist hierbei zwingend erforderlich. Zusätzlich ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu beschaffen und zu den Akten zu nehmen.
Weitere Punkte könnten sein:
Die Rechtslage:
Du musst sicherstellen, dass die Software den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht, zum Beispiel in Bezug auf Steuern, Gewährleistung oder Haftung. Du solltest dich auch über mögliche Lizenzbedingungen oder Urheberrechte informieren, die die Nutzung der Software einschränken oder kostenpflichtig machen könnten.
Die Kundenanforderungen:
Du musst darauf achten, dass die Software deinen Kunden einen Mehrwert bietet, zum Beispiel, indem du ihnen einen besseren Service, eine höhere Qualität oder eine einfachere Kommunikation ermöglichst. Du solltest auch das Feedback deiner Kunden einholen und berücksichtigen, ob sie mit der Software zufrieden sind oder Verbesserungsvorschläge haben.
Die Marktsituation:
Du musst dich darüber im Klaren sein, wie die Software deine Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst, zum Beispiel, indem du dich von anderen Anbietern abhebst, neue Märkte erschließt oder Kosten sparst. Du solltest auch die Trends und Entwicklungen in deiner Branche beobachten und darauf reagieren, ob du mit der Software Schritt hältst oder einen Vorsprung erlangst.
Solltest du dazu noch fragen haben lies hier an der Stelle „Der optimale Prozess im Handwerk“ nach oder höre die die einzelnen Podcast Episoden dazu an.
Falls du weitere Hilfe benötigst schreib mir eine E-Mail an Sebastian@WirliebenHandwerk.digital