Digitale Prozesse – 5 spannende Dinge über Sebastian

Wer bin ich Seite? Sebastian - Mit WirliebenHandwerk.digital habe ich gestartet um digitale Prozesse für das Handwerk & den Bau zu erklären

Einführung zu meiner persönlichen Webseite

Ich begrüße dich herzlich auf meiner persönlichen Webseite. Hier teile ich Einsichten und Erfahrungen aus meinem Berufsalltag, der sich um Betriebsprozesse, Routineaufgaben, Automatisierung, Digitalisierung, Schnittstellen und Software dreht. Mein Ziel ist es, den Begriff „digitale Prozesse“ in Einklang mit Handwerksbetrieben und deren täglicher Arbeit zu bringen, Verständnis zu schaffen, zu motivieren und Hilfestellung zu leisten.

Mein tägliches Leben: Betriebsprozesse und Automatisierung

In meinem Berufsalltag beschäftige ich mich intensiv mit der Optimierung von Betriebsprozessen. Die Digitalisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn sie ermöglicht eine effizientere Gestaltung von Routineaufgaben durch Automatisierung und verbesserte Schnittstellen. Meine Erfahrungen und das daraus resultierende Wissen teile ich regelmäßig durch Online- und Vor-Ort-Trainings mit Menschen, die in Handwerksunternehmen tätig sind. Aber auch weiter zugehörige Branchen sind immer wieder ein Teil meiner täglichen Arbeit.

Die Wichtigkeit der Dokumentation in Unternehmen

Ich bin fest davon überzeugt, dass das Notieren von Betriebsabläufen essenziell ist, um effizient und fehlerfrei arbeiten zu können. Eine unternehmenseigenen Wissensdatenbanken, ergänzt durch anschauliche Videos, ermöglichen es jedem Teammitglied, auch komplexe Inhalte schnell zu erfassen und anzuwenden. Diese Dokumentationen sind nicht nur Hilfsmittel, sondern auch Herzstücke eines jeden Unternehmens. Neben den täglichen Aufgaben sollten hier auch die emotionale und praktische Werte verschriftlicht werden, damit diese im Onboarding und Teambuilding dauerhaft vermittelt werden durch dein gesamtes Team.

Vorteile digitaler Prozesse in der Praxis

Durch die Digitalisierung entwickelte Verfahren spielen eine immer größere Rolle Notierte, klare Prozesse sprich konkrete Arbeitsabläufe, zugewiesen im Team und durch Verständnis verankert, werden von Menschen akzeptiert und ausgeführt. Es kommt in deinem Handwerksbetrieb somit zu Planbarkeit und besseren Projekten. Sie ermöglichen nicht nur eine bessere Arbeitsqualität durch klar zugängliches und jederzeit verfügbares Wissen, sondern erleichtern auch die Einarbeitung neuer Teammitglieder sowie deren Vertretung. Diese digitalen Verfahren sind daher nicht nur Prozessverbesserungen, sondern auch emotionale Unterstützung im Arbeitsalltag.

Wissensaustausch durch Schulungen und Materialien

Die Weitergabe meines Wissens erfolgt nicht nur in persönlichen Begegnungen, sondern auch durch die Erstellung von Schulungsmaterialien, einschließlich Videos und schriftlichen Anleitungen in Form von FAQ-Beiträgen, Wissensbeiträgen wie hier auf der Webseite, im Podcast und auf der Bühne in Form von Vorträgen.

Digitale Transformation in Handwerksbetrieben

Jede Podcast-Episode behandelt einen spezifischen digitalen Prozess, der auch in deinem Handwerksbetrieb Anwendung finden kann. Eine Ableitung aus den digitalen Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen findet auch in deinem Team statt. Die digitalen Werkzeuge, die wir täglich nutzen, zeigen deutlich, wie sehr sie uns nicht nur bei der Arbeit, sondern auch im menschlichen Miteinander unterstützen können. Sie erleichtern nicht nur unsere täglichen Aufgaben, sondern fördern auch den Zusammenhalt im Team und verbessern im optimalen Fall auch unser Verständnis füreinander.

Kontinuierliches Lernen und persönliche Entwicklung

Das lebenslange und tägliche Lernen, sowie die persönliche Weiterentwicklung, sind mir ein besonderes und persönliches Anliegen. In den Unternehmen, für die ich tätig bin, pflege ich eine Kultur der offenen Kommunikation und des Vertrauens. Ich bin hoch motiviert mein Wissen in das Team einzubringen und damit das Unternehmen besser zu machen.

Nachhaltigkeit und Perspektive: Grundpfeiler meiner Arbeit

Dinge aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, sind entscheidend für meine Arbeit. Dabei kann ich Aufgaben hands-on schnell und ergebnisorientiert umsetzen. Jedoch finde ich es für den Prozess der stetigen Verbesserung unerlässlich, Prozesse und Aufgaben zu verschriftlichen und im Team zu diskutieren, um das beste Ergebnis für die Zukunft zu finden. Dabei greife ich auf interne Wissens-Wikis zurück oder erstelle ganze Kanban Boards für das Projektmanagement. Denn auch wenn wir Aufgaben wiederholen müssen, weil es zum Tagesgeschäft gehört, müssen die Aufgaben sinnvoll, effektiv und zeitsparend ausgeführt werden.

Interaktion im Team und Mitarbeiterengagement

Der regelmäßige Austausch auf Augenhöhe, Feedbackgespräche und Weiterbildungsangebote sind für mich wesentliche Bestandteile eines gesunden Arbeitsumfelds. Diese Interaktionen bieten nicht nur finanzielle, sondern vor allem persönliche Entwicklungs- und Handlungswerte.

Kommunikation

Aber auch auf Messen und anderen Veranstaltungen bin ich regelmäßig anzutreffen, ob als Gast, Speaker oder Mitarbeiter spielt für mich keine Rolle, denn Netzwerken kann man immer und zu jeder Zeit.

Und so bin ich natürlich auch auf diversen sozialen Kanälen erreichbar. Wenn du also Hilfe brauchst oder Fragen hast – schreibe mir eine E-Mail oder folge mir auf LinkedIn oder Instagram.

Damit du dich schnell und einfach zurechtfindest, schau dir die Übersicht unter „Der optimale Prozess im Handwerk“ an. Hier habe ich alle Podcasts und Blogbeiträge in den Prozess sortiert.

Profilbild Sebastian Bourne

Digitale Prozesse

Der zentrale Punkt ist der Mensch, wenn wir über digitale Prozesse sprechen.

Ich denke, du verstehst, was ich mit diesem Schaubild zeigen möchte?

Der Mensch steht im Mittelpunkt allen Handelns. Weder können wir ein Unternehmen ohne Menschen führen, noch können wir die Aufgaben, die sich uns als Unternehmer und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen, immer alleine lösen.

Alles ist ein Prozess – im besten Fall sind es digitale Prozesse!

Warum ich das Thema digitale Prozesse liebe und umsetze:

Alles, was wir in unserem Berufsalltag tun, ist ein Prozess. Von der Akquise neuer Kunden bis zur Archivierung abgeschlossener Projekte – jeder Schritt ist entscheidend. Diese Überzeugung ist der Schlüssel zu meiner Begeisterung für digitale Prozesse. Aber warum sind sie so wichtig?

Digitale Prozesse sind der Schlüssel zu Effizienz und Effektivität in jedem Unternehmen. Sie ermöglichen die Automatisierung von Aufgaben, die Zeit und Ressourcen sparen. So können wir uns auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, wie die strategische Führung und Entwicklung unseres Unternehmens. In meiner Tätigkeit als Unternehmer und Podcaster versuche ich, dieses Prinzip so anschaulich wie möglich zu vermitteln.

Eine Podcast-Episode, ein Blog-Beitrag oder andere Informationsquellen können wertvolle Einblicke und Inspirationen liefern, aber sie können nicht den individuellen Prozess eines Unternehmens definieren. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Besonderheiten, jede Branche ihre eigenen Anforderungen und jeder Unternehmer eine einzigartige Persönlichkeit. Deshalb ist es wichtig, dass du dir Gedanken darüber machst, wie du dein Unternehmen führen und leiten möchtest.

Ich sehe diese Website als Sparringspartner und Anlaufstelle für Unterstützung. Wir können Ideen und Best Practices austauschen, aber letztendlich liegt die Umsetzung in deinen Händen. Das Schöne an digitalen Prozessen ist, dass sie an die Bedürfnisse und Ziele deines Unternehmens angepasst werden können.

In diesem Sinne würde ich gerne mehr von dir erfahren. Welche konkreten digitalen Prozesse hast du bereits erfolgreich umgesetzt und welche Herausforderungen möchtest du angehen? Gibt es konkrete Beispiele oder Projekte, über die du sprechen möchtest? Lass uns gerne tiefer zu diesen spannenden Themen austauschen.


Berufliche Vergangenheit

Vergangenheit

Ausbildung & Weiterbildung und erste digitale Prozesse

Lange ist es her, von 1999 bis 2002 habe ich Großhandelskaufmann bei der Dolezych GmbH & Co. KG in Dortmund gelernt und dort die Abläufe kennengelernt. Mit einer Produktion in Polen haben wir wöchentlich Material per LKW in die Produktion geschickt und die gefertigten Produkte wieder zurückbekommen. Prozesse, Zollabwicklung und Lagerhaltung gingen hier schon Hand in Hand.

Zwischen 2011 und 2012 habe ich dann den Handelsfachwirt (IHK) gemacht. Neben der Handelslogistik habe ich mich hier besonders für Kommunikation und Kooperation interessiert.

Kreditvermittlung in Dortmund ohne digitale Prozesse

Von Ende 2012 bis Mitte 2015 hatte ich dann die Möglichkeit, etwas anderes kennenzulernen. Im Nachhinein betrachtet war es eine interessante Erfahrung und es waren wieder Prozesse, die mich beruflich beschäftigen sollten. In der Vermittlung von Privatkrediten und Umschuldungen bis 500.000 Euro war ein klarer Prozess einfach das A und O, um hier Ergebnisse liefern zu können.

Handwerksbetrieb und Generalunternehmer vor Ort

Aus meiner Familie kannte ich natürlich diverse Handwerksberufe – Maler, Fliesenleger und andere Gewerke habe ich als Kind immer wieder gesehen. Auch wer ein Haus baut, kennt diverse Gewerke, die notwendig sind, um ein Haus bezugsfertig zu machen.

Von Ende 2016 bis Anfang 2019 habe ich dann beim Malerbetrieb Krusen gearbeitet. Hier habe ich mich neben dem allgemeinen Tagesgeschäft mit Auftragsabwicklung und Nachträgen auch um die Digitalisierung gekümmert. Digitales Bautagebuch über Microsoft OneNote, Evernote, digitale Zeiterfassung wurden eingeführt, um die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Consulting und das erste Mal remote arbeiten

Anfang 2019 bin ich dann mit meinem Freund und Mentor André Nünninghoff in die Paperless GmbH gewechselt. Branchenübergreifend haben wir hier gemeinsam Steuerberatungskanzleien, Handwerksbetriebe und andere Unternehmen analysiert und entsprechende Handlungsempfehlungen erarbeitet, wie sich die Unternehmen digital aufstellen sollten. Dazu kamen Soft- und Hardwareempfehlungen und erste Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beratungskunden.

Consulting, wie es heute heißt, ist nicht immer einfach. Wechselnde Kunden, unterschiedliche Anforderungen und Projekte über mehrere Monate zeigten, wie wichtig Aufgabenmanagement ist. Die Lernkurve immer steil nach oben – gefühlt gab es täglich etwas Neues zu lernen oder zu einem Gesamtbild zusammenzusetzen. Beim Paperless Pioneers Podcast bin ich zum ersten Mal mit dem Thema Podcast in Berührung gekommen. Die Postproduktion ist unstrukturiert nicht zu bewältigen, aber es macht super viel Spaß, den vielen unterschiedlichen Menschen bei ihrer Leidenschaft zuzuhören. Der Podcast begleitet mich, wie man auf der Website sehen kann, bis heute und ist ein Teil meines Lebens geworden.

Zurück im Handwerk hybrid arbeiten

Ende 2019 bin ich dann zu einem Kunden gewechselt, da sich manche Projekte nicht einfach aus der Ferne umsetzen lassen. Zurück im Handwerk bei der Liota Bau & Verwaltungs GmbH haben wir dann Digitalisierungsschritte und Prozesse umgesetzt, die ich bei der Paperless GmbH erarbeitet hatte. Dazu war es notwendig, den neu gegründeten Handwerksbetrieb mit den Schwerpunkten Rohbau und Trockenbau Schritt für Schritt aufzubauen. Prozesse im Büro, digitale Baustellendokumentation, digitale Buchhaltung und weitere Anforderungen haben wir umgesetzt und eingeführt.

Im Juni 2020 habe ich dann meinen WirliebenHandwerk.digital Podcast gestartet.

Software, Prozesse, Digitalisierung – Jackpot und dazu 100% remote arbeiten

Ab September 2020 werde ich meine Energie, mein Prozess- und Digitalisierungswissen in die Cloud-Handwerkersoftware openHandwerk investieren.
Was für eine tolle gemeinsame Zeit mit dir Martin und unserem Team!

Gründer und Inhaber Martin Urbanek hat mir das Mindset, Multiplikatoren über Schnittstellen, Kooperationen und Partner zu nutzen, noch einmal in ein anderes Licht gerückt. Mit seinem unermüdlichen Einsatz hat er mir gezeigt, was man gemeinsam erreichen kann, wenn man unterschiedliche Informationen und Menschen an einen Tisch bringt und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben.

In einem Start-up entwickeln sich täglich neue Dinge, auf die man sich einstellen muss. Vom Support und Produktmanagement bis hin zum Bildungsbereich.
Jeden Tag etwas Neues lesen und lernen. Corona hat das Ganze noch verstärkt – Online-Schulungen waren an der Tagesordnung. Videocalls, Telefonate, E-Mails – die Handwerker brauchten Hilfe und so haben wir uns Tag für Tag mit aller Kraft darum gekümmert, hier gemeinsam Erfolge zu feiern.

Neben Schnittstellenbeschreibungen wie Zapier, Buchhaltungssoftware oder E-Rechnung von ZUGFeRD und X-Rechnung hin zur EN 16931 in 2025, Datanorm, IDS, Open Master Data, GAEB, Kommunikationsdefizite zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer oder auch zu Dienstleistern haben hier gezeigt, was gute Prozesse leisten können und wie überlebenswichtig Wissensmanagement in Unternehmen wirklich ist. Aus all diesen unterschiedlichen Bereichen sind Kollegen, Netzwerkpartner, soziale Kontakte und auch Freundschaften entstanden, auf die ich sehr stolz bin. Diese Menschen helfen mir, Wissenslücken zu schließen oder anderen zu helfen.

Baumann Steuerberatungsgesellschaft – hybrid arbeiten

Digitale Prozesse und Steuerberaterkanzleien fühlen sich im Jahr 2023 irgendwie richtig an und sind auch absolut notwendig… ABER…

In der Datev zertifizierten Steuerberatungskanzlei Baumann Steuerberatungsgesellschaft habe ich hier die Kanzleileitung beim Aufbau des internen Wissenswikis unterstützt. Die Visualisierung aller Prozesse war dabei der Anfang, um hier Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen formulieren zu können, die dann eine Zuordnung zu den Teammitgliedern und Vertretungsregelungen erhielten. Dabei haben wir uns auf die Prozesse beschränkt, die nichts mit der Arbeit in Datev selbst zu tun haben.

Nun wird man sich fragen, was kann man so lange aufschreiben? Nun, es beginnt mit der Mandantenakquise, dem Onboarding und endet dann gegebenenfalls mit dem Mandanten Offboarding nach Beendigung des Mandats. Dazu gibt es viele Prozesse, auch als Unternehmen. Telefondienste, Urlaubsvertretungen, Soft- und Hardwareschulungen standen auf meiner Aufgabenliste. Die Büroarbeiten einer Kanzlei, insbesondere auch gegenüber dem Finanzamt und für die Mandanten, sind schon sehr umfangreich und zeitintensiv. Dazu bedarf es klarer Prozesse und Vorgaben, wenn es um neue Teammitglieder geht. Denn auch hier muss eine moderne Kanzlei viel Zeit und Mühe aufwenden, um geeignetes Personal zu finden und einstellen zu können. Onboarding und Fortbildungspflicht in diesem Berufsbild tun ihr Übriges. Aber auch andere allgemeingültige kaufmännische Themen haben wir nachhaltig erfasst und verbessert, sodass diese jetzt in kürzerer Zeit erledigt werden können, da sie mit Soft- und Hardwareunterstützung besser umgesetzt werden können.

Wenn du noch Fragen hast, dann schrieb mir eine E-Mail.

Kommentare zum Podcast

Feedback

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Ein weiterer nützlicher Podcast für das Handwerk

Podcasts wie diese bringen noch mehr Nutzenverständnis und Möglichkeiten der digitalen Welt in das Handwerk.
So können alle die verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten kennenlernen und angepasst auf ihr Unternehmen übertragen. Eine super Sache.

Klara56

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