9 Tipps für besseres Liquiditätsmanagement im Handwerk

Definition Liquiditätsmanagement im Handwerk

„Liquiditätsmanagement bezieht sich auf die Überwachung und Steuerung des verfügbaren Geldes in deinem Unternehmen.“

In der Blog-Serie “Forderungsmanagement im Handwerk” erfährst du, was du tun kannst, sollst und musst, um in Zukunft dein Handwerksunternehmen strategisch gut und sicher aufzustellen.

Die Blogbeitrags-Reihe setzt sich aus verschiedenen Beiträgen zusammen, die am Ende in chronologischen Schritten durch den gesamten Prozess führen.

Hier in diesem Beitrag liest du nun das Thema “Liquiditätsmanagement im Handwerk”.
Ich quäle dich hier nicht mit Zahlen, Kennzahlen und Auswertungen, das übernimmt gerne jemand aus meinem Netzwerk für mich.
Brauchst du hierbei also Unterstützung? Möchtest, dass mal ein Profi auf deine Zahlen schaut? Dann schreib mir eine Nachricht an: Sebastian@WirliebenHandwerk.digital

#einfachmachen sagt aus, was ich mit meinen Blogbeiträgen erreichen möchte. Ich möchte dich und dein Team motivieren zu starten und umzusetzen.

Liquiditätsmanagement im Handwerk: Aufgaben

Überwachung der Einnahmen und Ausgaben

Einnahmenüberwachung

In der Einnahmenüberwachung sind folgende 3 Punkte wichtig und die sind so banal, dass da wahrscheinlich noch nie jemand drüber nachgedacht hat und der Satz “Das machen wir schon immer so” hier zu 100 % zutreffen sollte. Wenn das bei dir nicht so ist, dann lies die nächsten Punkte aufmerksam und setze diese in deinem Handwerksbetrieb um.

Rechnungsstellung: Erstelle professionelle Rechnungen, um sicherzustellen, dass du von Kunden pünktlich bezahlt wirst. Achte auf die Pflichtangaben in Rechnungen und kontrolliere den Prozess des Rechnungsversands. Ob das noch analog per Post ist oder per E-Mail, weil schneller und zeitgemäßer klärst du direkt in der Beauftragung mit deinem Auftraggeber.

Ob du nun jeden Tag Rechnungen schreibst von Montag bis Sonntag oder nur an 2 Tagen wie dienstags und freitags liegt bei dir, hat aber auch Auswirkungen auf den nächsten Schritt.

Zahlungseingänge: Verfolge alle Zahlungseingänge genau und stelle sicher, dass keine Einnahmen übersehen werden. Auch wenn es selten noch passiert, können deinen Kunden dich mit Bargeld bezahlen. Dazu die übliche Überweisung, ein SEPA-Mandat für eine automatisierte Abbuchung sind heutzutage vollkommen üblich. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit auch mit Kreditkarte oder EC-Karte zu zahlen über Dienstleister wie SumUp und Co. oder aber der Kunde bezahlt dich per Dienstleister wie PayPal, Stripe, Better Payment usw.

Benenne für dich und dein Team einmal klar die Quellen für die Zahlungseingänge in deinem Unternehmen, damit nichts vergessen oder übersehen wird. Gleichzeitig kann man hier auch eine Buchhaltungssoftware wie lexoffice nutzen. Achte dabei darauf, dass deine Quellen unterstützt werden.

Rechnungsverfolgung: Überwache deine offenen Rechnungen und erinnere deine Kunden an ausstehende Zahlungen. Dies hilft, den Cashflow stabil zu halten. Das Thema Mahnwesen erhält einen separaten Beitrag, den ich dir hier verlinke: Mahnwesen im Handwerk.

Ausgabenüberwachung

Die Ausgabenüberwachung ist genauso wichtig wie die Einnahmenüberwachung.
Auch hier wie sollte es anders sein 3 Punkte, an denen du, kontrollieren und wenn noch nicht komplett umgesetzt, arbeiten solltest:

Ausgabenkategorisierung: Kategorisiere deine Ausgaben, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wohin dein Geld fließt.

Ausgabenbelege: Sammle alle Belege ein. Du hast keine Lust die Belege einzeln irgendwo herunterzuladen? Du hast keine Lust deine Login-Daten an Mitarbeitende zu senden? Du möchtest keine Belege einzeln und Häppchenweise über den ganzen Monat verteilt hochladen? Dann nutze das Tool von invoicefetcher.

Wichtigster TIPP an dieser Stelle: Bewahre alle Belege auf, um deine Ausgaben zu dokumentieren. Also du bekommst einen Kassenbon beim Tanken oder beim Materialkaufen im Baumarkt? Dann muss dieser Beleg in deine Buchhaltung. Jede Rechnung per Post sollte eingescannt werden und jede Rechnung per E-Mail sollte an ein separates E-Mail-Postfach gehen, denn hier hast du Fristen zur Aufbewahrung zu beachten.

Buchführungssystem: Damit dir und deinem Team, das nicht über den Kopf wächst und du nicht mehr monatlich mit einem Schuhkarton zu deiner Steuerberatungskanzlei fahren musst, verwende eine zuverlässige digitale Buchführungssoftware, um Ausgaben effizient zu verfolgen. Digitale Cloudtools wie Datev Unternehmen Online, lexoffice, sevDesk, easybill und andere können dir helfen, den Überblick zu behalten.

Budgetplanung und -verfolgung

Das Thema Budgetplanung und -verfolgung geht weit über die einfache Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Zahlen hinaus und spielt eine entscheidende Rolle in der langfristigen Erfolgsplanung für deinen Handwerksbetrieb.

Definition von Budgetplanung:

Die Budgetplanung im Handwerk bezeichnet den proaktiven Prozess, in dem du die finanziellen Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum im Voraus planst. Das umfasst die geschickte Allokation von Mitteln für verschiedene Aspekte deines Handwerksbetriebs, von Materialkosten über Arbeitsstunden bis hin zu möglichen Investitionen. Investitionen können hier neben den üblichen Verdächtigen auch das Einstellen neuer Mitarbeitende sein.

Aufgaben der Budgetplanung im Handwerk:

Ressourcenallokation: Eine effektive Budgetplanung ermöglicht es dir in deinem Handwerksbetrieb, die nur begrenzt zur Verfügung stehenden Ressourcen, also Zeit und Geld, optimal zu verteilen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern hilft auch dabei, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Bereiche vernachlässigt werden.

Risikomanagement: Durch die Berücksichtigung von Unsicherheiten und Risiken kannst du mögliche finanzielle Stolpersteine frühzeitig identifizieren. Das kann eine Preissteigerung beim Material sein, das Ausscheiden mit Mitarbeitenden durch Rente oder Überarbeitung oder der Wegfall von Aufträgen. Geeignete Maßnahmen kannst du nur ergreifen, wenn du darüber nachdenkst und unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigst und dir für die Zukunft schriftlich festhältst.

Mittel- und Langfristige Strategien: Die Budgetplanung dient als Werkzeug zur Umsetzung deiner strategischen Ziele. Ob es um die Expansion deines Unternehmens, die Einführung neuer Dienstleistungen oder die Investition in Technologien geht, eine klare Budgetstruktur legt den Grundstein für nachhaltiges und vor allem gesundes Wachstum.

Budgetverfolgung

Nun, die eigentliche Kunst liegt nicht nur in der Planung, sondern auch in der konsequenten Verfolgung des Budgets. Dieser Teilprozess innerhalb des Liquiditätsmanagements im Handwerk hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Definition von Budgetverfolgung:

Die Budgetverfolgung ist nicht nur im Handwerk relevant, sondern in jedem Unternehmen. Es ist ein fortlaufender Prozess der Überwachung und Analyse der tatsächlichen finanziellen Leistung im Vergleich zur geplanten Budgetstruktur. Ob du alleine bist, ein Team von 5, 10, 100 oder mehr Mitarbeitenden hast, die Budgetverfolgung ermöglicht es dir, Anpassungen vorzunehmen, um die strategischen Ziele trotz unvorhergesehener Entwicklungen zu erreichen.

Aufgaben der Budgetverfolgung im Handwerk:

Frühzeitige Erkennung von Abweichungen: Die fortlaufende Überwachung ermöglicht es dir, Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Finanzen frühzeitig zu identifizieren. Dazu solltest du wöchentlich deine Buchhaltung vervollständigen. Dies gibt dir die Möglichkeit, schnell zu reagieren und entsprechende Maßnahmen vorzunehmen.

Optimierung der Ressourcen: Durch die regelmäßige Analyse können ineffiziente Ressourcennutzungen erkannt und optimiert werden. Dies hilft dir dabei, die Rentabilität zu steigern und finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Evaluierung der Strategie: Die Budgetverfolgung ist nicht nur ein Werkzeug zur Kostenkontrolle, sondern ermöglicht auch die kontinuierliche Evaluierung der strategischen Planung. Nur so kannst du flexibel auf die sich ändernden Marktbedingungen reagieren.

Bisher habe ich für dich hier in diesem Beitrag über Papier rein und raus (Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen), Geld rein und raus (Einnahmenüberwachung und Ausgabenüberwachung), sowie über wie könnte das Geld rein und rausgehen geschrieben. Das nächste Thema ist nun die Vorbereitung damit überhaupt Papier und Geld getauscht werden können.

Management von Zahlungsfristen und -bedingungen

Transparente Kommunikation: Eine klare Kommunikation von Zahlungsbedingungen von Anfang an ist entscheidend. Schreibe dazu die Zahlungsbedingungen in deine Angebote, dazu gehören auch welche Zahlungsfristen gelten. Transparente und schriftliche Kommunikation schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse.

Individuelle Zahlungspläne: Überlege, ob du z. B. für die Beratung und Angebotserstellung eine Rechnung schreibst. Deine Zeit ist kostbar und du möchtest diese nur in tatsächliche Interessenten investieren. Alternativ vereinbare eine Anzahlung mindestens in Höhe des Materialpreises vor dem Ausführungsbeginn. Verstehe die finanzielle Situation deiner Kunden und sei bereit, individuelle Zahlungspläne anzubieten. Dies zeigt, dass du flexibel bist und dich um die Bedürfnisse deiner Kunden kümmerst.

Digitalisierung nutzen: Als Experte für Digitalisierung im Handwerk kenne ich die Vorteile moderner Technologien und guter Prozesse. Du erhältst Tipps, Tricks und Empfehlungen – sprich mich einfach an. Dazu nutzen wir mit unseren Mandanten digitale Tools für die Rechnungsstellung und Zahlungen lassen sich so effizienter verwalten. Automatisierte Erinnerungen können auch helfen, Zahlungsfristen im Blick zu behalten.

Frühzeitiges Mahnwesen: Du hast die Arbeit erbracht und die Rechnung geschrieben. Nun wartest du auf dein Geld? Möchtest du das oder willst du das deine Zahlungen ausbleiben?

NEIN? Dann sei proaktiv im Mahnwesen. Du kannst beispielsweise schriftliche Erinnerungen oder freundliche Anrufe einsetzen, um offene Beträge anzusprechen. Frühzeitiges Handeln kann den Zahlungsfluss aufrechterhalten.

Anreize für pünktliche Zahlungen: Überlege, ob du Anreize für pünktliche Zahlungen anbieten kannst. Skonto, Rabatte für Vorkasse-Zahlungen oder kleine Extras für Kunden, die innerhalb der Zahlungsfrist zahlen, können motivierend wirken.

Bewertungen für die geleistete Arbeit: Überlege dir, welche Möglichkeiten der Wertschätzung du nutzen möchtest. Das ist nicht nur für dich und dein Handwerksbetrieb toll, sondern auch für jeden einzelnen in deinem Team, wenn die Kunden eine positive Bewertung hinterlassen. Dies kannst du auch mit einem Abzug auf den zu zahlenden Rechnungsbetrag kombinieren. Denn Empfehlungen helfen dir, Kunden und neue Teammitglieder zu gewinnen.

Krisenmanagement bei Engpässen

Frühwarnsystem etablieren: Ein entscheidender erster Schritt ist die Einrichtung eines Frühwarnsystems. Identifiziere Frühindikatoren, die auf kommende Engpässe hinweisen könnten. Wie viele Aufträge hast du mit welchem zu erwartenden Umsatz? Wie viele Teammitglieder sind fit und einsatzfähig und können die anstehenden Projekte wuppen? Dazu halte Rücksprache mit deinen Lieferanten, damit du frühzeitig planen kannst, wenn es hier zu Verzögerungen kommt.
Bei langfristigen Planungen halte Kontakt mit dem Auftraggeber, denn auch hier kann immer mal etwas dazwischen kommen.

Flexibilität in der Lieferkette: Sorge für Flexibilität in deiner Lieferkette. Diversifiziere Lieferanten, um Abhängigkeiten zu minimieren. So bist du besser gerüstet, wenn es zu Lieferproblemen oder Preisschwankungen kommt. Du musst hier nicht von 2 auf 10 Lieferanten, aber wenn du und dein Team wissen, wo es alternativ noch Material gibt oder du ein gutes Netzwerk an Handwerksunternehmen hast, die dir als Nachunternehmer aushelfen ist das schon mal Gold wert.

Kommunikation mit Mitarbeitenden und Kunden: Transparente Kommunikation ist in Krisenzeiten unerlässlich. Sprich mit deinem Team frühzeitig über mögliche Engpässe und erkläre, welche Maßnahmen ergriffen werden, um diese zu bewältigen. Kurzarbeit, Winterumlage usw. sind alles geläufige Begriffe im Handwerk.
Gleichzeitig ist es wichtig, deine Kunden über etwaige Verzögerungen oder Änderungen zu informieren. Formuliere hierfür schon mal die ein oder andere E-Mail vor, denn Material falsch, defekt oder gar nicht geliefert kennen wir auch ohne Krisen.

Krisenteam einrichten: Forme ein spezielles Krisenteam mit Personen aus dem Büro-Team, dem Bauleiter-Team und dem gewerblichen Mitarbeitenden. Das Ziel ist eine schnelle Entscheidungsfindung und Maßnahmenumsetzung ohne lange Stuhlkreise und stundenlange Meetings, wenn Arbeitszeit eh schon knapp ist. Jedes Teammitglied sollte klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben, um effektiv auf Engpässe reagieren zu können.

Fortlaufende Schulung: Bilde dein gesamtes Team kontinuierlich weiter. Fachliche Themen, Empathie, Kommunikation, Controlling all das sind wichtige Bausteine. Gut geschulte Mitarbeiter können flexibler auf Veränderungen reagieren und tragen dazu bei, Engpässe zu bewältigen.

Rückblick und Verbesserung: Nach jeder Krise ist es wichtig, eine gründliche Nachbetrachtung durchzuführen. Was hast du und dein Team während Corona gemacht? Was habt ihr gemacht als ein Teil des Teams Urlaub hatte und andere zusätzlich erkrankt waren? Was hast du gemacht als… Setze hier dein eigenes Szenario in deiner beruflichen Laufbahn ein, denn die Themen sind vielfältig.

WICHTIG: Analysiere, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungspotenzial besteht. Integriere diese Erkenntnisse in dein Krisenmanagement und gib dein Wissen an das Krisenteam weiter für zukünftige Situationen.

Liquiditätsmanagement im Handwerk: Wie oft solltest du dich drum kümmern?

Liquidität als Lebensader: Stell dir die Liquidität deines Unternehmens, wie das Blut in deinem Körper vor. Täglich produziert der Körper neue Bestandteile, so wie du und dein Team täglich Leistungen erbringt und diese abgerechnet werden müssen.

Die Liquidität in deinem Handwerksbetrieb sorgt dafür, dass du flüssig bleibst und du auf unerwartete Ausgaben oder Engpässe vorbereitet bist. Wenn du deine Liquiditätsplanung vernachlässigst, riskierst du, in finanzielle Engpässe zu geraten, die das gesamte Unternehmen gefährden können. Solltest du Familie haben oder Teammitglieder mit Familie kennst du sicherlich den Druck, den das manchmal auslöst?

Deine wöchentliche Finanzroutine: In deinem hektischen Arbeitsalltag ist es einfach, sich zu verlieren. Doch die regelmäßige Pflege deiner Liquiditätsplanung ist keine lästige Aufgabe, sondern ein strategischer Schachzug und deine Verantwortung und Aufgabe. Sie gibt dir die Kontrolle über deine Finanzen, minimiert Risiken und legt den Grundstein für deinen nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Liquiditätsmanagement als wiederkehrende Aufgabe

Nimm deinen Kalender zur Hand, dein Smartphone oder öffne dein Kalendertool auf deinem PC, Mac oder womit auch immer du arbeitest und was dein täglicher Begleiter in deinem Arbeitsalltag ist.

Erstelle dir jetzt einen Serientermin für deine Liquiditätsplanung in deinem Kalender und halte diese ein, damit du immer auf dem Laufenden bist.

Arbeitest du in einem Team? Na dann brauchen die Personen natürlich auch den Startpunkt.

Wer erstellt die Angebote in deinem Unternehmen? Diese Personen musst du informieren, wie sich die Zahlungsbedingungen zusammensetzen oder ändern. 

Danach müssen diese Informationen an die Personen, die die Rechnungen erstellen.
Wer schreibt Rechnungen in deinem Unternehmen? Diese Personen müssen von dir nun wissen, wann und wie oft Rechnungen geschrieben werden. Abschließend gibst du die Informationen weiter, wie das Mahnwesen umgesetzt wird.

Du siehst Schritt für Schritt ergibt das einen Fluss an Informationen, also schreibe diese auf und stelle diese Informationen jedem im Unternehmen, der damit arbeiten muss, zur Verfügung.

Risiken ohne Liquiditätsmanagement

Wenn du bis hier her gelesen hast und daran arbeiten möchtest, dass in deinem Handwerksbetrieb in Zukunft etwas anders und somit besser läuft, lasse ich jetzt hier einen langen Absatz einfach weg. Denn ich habe von Anfang an über Umsetzung geschrieben und das möchte ich dir ans Herz legen. Egal wo du heute stehst, fang an und gehe die Punkte Schritt für Schritt durch. Solltest du Hilfe benötigen, kontaktiere mich und ich stelle den Kontakt her zu einer Steuerberatungskanzlei.

Also in Kürze. Was passiert, wenn du das Ganze ignorierst?
Ohne Liquiditätsmanagement riskierst du Zahlungsschwierigkeiten, Verschuldung und Geschäftsaufgaben.

Vertretung bei Urlaub und Abwesenheit

Was passiert bei Abwesenheit oder Urlaub?

Hier solltest du für jeden wichtigen und zeitkritischen Schritt innerhalb der gesamten Liquiditätsplanung eine Vertretung benennen. Ziel muss für dich sein, dass bei Krankheit, Urlaub usw. eine andere Person aus deinem Team aushelfen kann.