Forderungsmanagement im Handwerk – 4 effektive Tipps, die du beachten musst

Die Basis jeglichen Handelns ist der Mensch. 🤝 Dein Kunde und dein Team sind die Menschen und sollten hier im Mittelpunkt deines unternehmerischen Handels stehen.

Ein klar definierter Prozess ist der Schlüssel, um dich und deine Mitarbeitenden dazu zu veranlassen, sich kontinuierlich und effizient um das Forderungsmanagement in deinem Handwerksbetrieb zu kümmern. 📊💼

Sobald ein Auftrag abgearbeitet wurde, ist es elementar diesen so schnell als möglich zu fakturieren. Dazu musst du die Rechnung erstellen. Hierbei ist es erforderlich und wichtig, dass du dem Rechnungsempfänger durch die Zahlungsbedingungen mitteilst, wann die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Um die Rechnung GoBD-konform zu erstellen und abzulegen, benötigst du eine Software, mit der du die Rechnung schreiben darfst. Damit ist kein Microsoft Word oder Excel.

Du oder dein Team kümmert euch um die vorbereitende Buchhaltung jeden Monat selbst, weil Buchhaltungstools wie lexoffice, sevDesk oder easybill eingesetzt werden?
Sehr gut, das bedeutet, es muss kontrollieren werden, ob und wann es einen Geldeingang auf deinem Geschäftskonto gab.💼

In jedem Programm kannst du einen Titel, einen Einleitungssatz einfügen – nutze diese Möglichkeiten, um zu erklären, um was für eine Art Rechnung es sich handelt. Gleichzeitig kannst du dich im Einleitungssatz für die Zusammenarbeit bedanken. Füge nun noch den Leistungszeitraum hinzu und gehe Schritt für Schritt in der Software durch die Eingabefelder.

Vergiss bitte nicht die E-Mail, mit der du die Rechnung an deinen Auftraggeber sendest.

Analysiere deinen bisherigen Prozess mit deinem Team, besprich mögliche Verbesserungen und so kannst du eine fundierte Entscheidung treffen und nach der Umsetzung finanzielle Stabilität erreichen. 📈💬

Du hast Fragen oder brauchst Hilfe? Kein Problem, schreib mir eine E-Mail und ich schaue wie ich dir helfen kann und die gesamte Community von WirliebenHandwerk.digital davon lernen kann.

Im Handwerk ist jedes Projekt einzigartig, und die Beratung, Kalkulation, Planung und Ausführung erfordern Zeit, Hingabe und Expertise.

🏗️📐 Als Handwerksbetrieb weißt du, dass es unzählige Unwägbarkeiten geben kann, sei es im Bau, in der Renovierung oder in anderen handwerklichen Projekten. 🛠️

Das Forderungsmanagement im Handwerk hat eine wichtige Aufgabe – die Bewahrung deiner Liquidität. Weise diese wiederkehrende Aufgabe einer Person aus deinem Team zu und erkläre die Verantwortung, die damit einhergeht. Für Abwesenheiten wie Krankheit oder Urlaub lege auch gleich eine Vertretung fest.

Sobald du die Einarbeitungsphase hinter dir hast, ermöglicht dir diese Vorgehensweise, dich voll und ganz auf dein Tagesgeschäft zu konzentrieren – die Erbringung von handwerklichen Leistungen, also auf das, was du am besten kannst. Dazu kommen natürlich noch viele andere Aufgaben hinzu, aber damit du dich hier auf das Wesentliche konzentrieren kannst, habe ich es vereinfach formuliert.

Zusätzlich bist du vielleicht nicht nur ein Chef, sondern auch ein Mensch, der in seiner Freizeit etwas unternimmt und Zeit für Familie und Freunde haben möchte. 🏡🛠️

Also fangen wir vorn an, mit den Zahlungsbedingungen. Diese müssen intern bekannt sein und ggf. sogar, wenn es deine Handwerkersoftware erlaubt, in den Kundenstammdaten hinterlegt sein. Informiere deine Auftraggeber über mögliche Skonto-Abzüge und das Netto-Zahlungsziel und andere wichtige Bestandteile deiner Zahlungsbedingungen.

Definiere feste Tage, an denen Rechnungen geschrieben werden. In kleineren Handwerksbetrieben ist es nicht notwendig, täglich Rechnungen zu schreiben, da kannst du z.B. dienstags und freitags Rechnungen schreiben. Somit kann das gut vorbereitet und das Büro-Team weitergegeben werden.

Mit dem Rechnungsdatum und dem Netto-Zahlungsziel beginnst du nun zu zählen. Sobald die Frist des Netto-Zahlungsziels abgelaufen ist, sollst du in deinem Handwerksbetrieb eine Zahlungserinnerung erstellen und versenden.
Weitere Optionen danach sind dann diverse Mahnungen. Achte darauf, dass du die richtige E-Mail-Adresse in den Kundenstammdaten hinterlegt hast.📊💼🏗️

In der Welt des Handwerks ist die allgemeine Zufriedenheit der Kunden von entscheidender Bedeutung. Ein zufriedener Kunde ist das Ergebnis einer gelungenen Kommunikation, bei der sowohl du als auch dein Kunde aktiv beteiligt sind.

Die Kommunikation sollte nicht einseitig sein, sondern ein Dialog, der dazu beiträgt, Missverständnisse zu vermeiden und die Bedürfnisse und Erwartungen beider Seiten zu klären.
Sobald du intern eine verantwortliche Person bestimmt hast, ist diese auch gleichzeitig die Kontaktperson für Rückfragen zur Rechnung.

Kunden, die mit der Leistung von dir und deinem Team zufrieden sind, sind nicht nur eher bereit, positive Bewertungen abzugeben, sondern auch, diese Dienstleistungen ihren Freunden und Verwandten weiterzuempfehlen. Die Zufriedenheit deines Kunden wirkt sich auf die Bewertung deiner erbrachten Leistung und auf die Weiterempfehlung aus. Wenn deine Kunden positive Erfahrungen machen, stärken sie nicht nur das Ansehen deines Handwerksbetriebs, sondern tragen auch dazu bei, dein Geschäft zu fördern und langfristige Kundenbeziehungen zu etablieren. 🗂️💬🤝

Daher bleibt nur zu sagen – arbeiten jeden Tag daran und stelle sicher, dass du und dein Team zufriedene Kunden mit einem Lächeln zurücklasst.

• Kenne deine Zahlungseingänge, wie deine Zahlungsausgänge.
• Verstehe deine Rücklagen und behalte einen klaren Überblick über deine offenen Forderungen.
• Dieses Finanzwissen ist der Schlüssel zu einer stabilen wirtschaftlichen Zukunft.

Doch es ist nicht immer einfach, diese Informationen effektiv zu verwalten.

Genau hier kann die Unterstützung einer Steuerberatungskanzlei bei deiner monatlichen Buchhaltung ins Spiel kommen. Du kannst hier verschiedene Auswertungen beauftragen. Basis hierfür ist eine vollständige Buchhaltung, bedeutet du benötigst zu jeder Kontobewegung einen Beleg. Mit einer gründlichen Buchhaltung gewinnst du wertvolle Erkenntnisse, die dir bei der Planung und den richtigen finanziellen Entscheidungen helfen können.

Eine monatliche Buchhaltung ermöglicht es dir, frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren, Engpässe zu vermeiden und strategische Entscheidungen zu treffen.

Wenn du die vereinfachte Belegverarbeitung in lexoffice und sevDesk nutzt und der korrekte Kontenrahmen ausgewählt ist, erhältst du hier bereits Charts in der Übersicht. Dazu gibt es dann noch die Option über Datev Unternehmen online mit einer Steuerberatungskanzlei zusammenzuarbeiten.

In allen Fällen empfiehlt es sich, die Bankkonten, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister, sofern technisch möglich anzubinden, damit es nur noch eine Anlaufstelle braucht.

So kannst du deine wöchentliche Arbeitszeit massiv reduzieren.💼💰🗂️

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Liquiditätsmanagement